La GED native Salesforce qui garde vos dossiers complets
Salesforce vous dit quels documents vous avez.
gedone vous dit lesquels vous manquent.
gedone s'installe dans votre org et y prend en charge la complétude documentaire. Vos règles métier déterminent les pièces attendues sur chaque dossier ; la GED les classe à mesure qu'elles arrivent, et signale en amont celles qui approchent de leur terme.
Exigences documentaires
Dossier client — Contrat n° 2024-118
Client professionnel · Montant élevé
- Pièce d'identitéDéposée le 12 marsFourni
- Justificatif de domicileDéposé le 12 marsFourni
- Extrait KbisValable jusqu’au 4 marsExpiré
- Attestation d’assuranceAucun document déposéManquant
- Bilans comptables1 document sur les 2 exigésManquant
- Native : ni serveur ni API en dehors de Salesforce
- Vos droits et règles de partage s'appliquent sans exception
- Dépôt, arbre et pièces attendues dans un seul panneau
Salesforce range vos documents. Il ne dit pas lesquels manquent.
Ouvrez la fiche d'un dossier : vous voyez les fichiers présents. Rien n'indique ce qui devrait s'y trouver. Il faut connaître par cœur la liste attendue, et elle change d'un dossier à l'autre.
Le dossier part incomplet
Une pièce manque. Le dossier revient trois semaines plus tard.
La pièce n'est plus valable
L'extrait Kbis a dépassé ses trois mois. Rien ne le distinguait d'une pièce à jour.
Le document est quelque part
Il est dans Salesforce, sur l'une des quinze fiches du client. Reste à trouver laquelle.
Une GED extérieure sort les documents de Salesforce. Un développement sur mesure se remaintient à chaque version de la plateforme. Une convention de nommage tient trois mois.Les six critères qui départagent
Le produit en deux minutes
Le dépôt d'une pièce et son tag, l'arbre documentaire du client, le panneau des pièces attendues, les dates de validité. Une sélection de fonctions, filmée dans une org Salesforce.
Comment la GED native gedone identifie les pièces manquantes dans Salesforce
gedone compare les pièces reçues à celles que le dossier devait contenir. Quatre réglages suffisent, faits une fois dans la console d'administration.
Vos tags
Le tag, c'est le type de la pièce : extrait Kbis, attestation d'assurance. Chaque tag porte sa durée de validité.
Vos objets
Une découverte parcourt le schéma de votre org et déduit le chemin vers le Compte. Un chemin indirect compte jusqu'à cinq sauts.
Vos exigences
Un tag, un objet, une condition sur vos champs. Si le compte est professionnel, l'extrait Kbis devient obligatoire.
Le contrôle
gedone applique ces règles à chaque fiche et affiche trois états : fourni, expiré, manquant. Rien à rafraîchir.
Ces réglages sont des données, pas du code
Un administrateur ajoute un objet à midi, il est actif à midi cinq. Ni fenêtre de release, ni développeur. Le jour où votre partenaire change sa liste de pièces, la règle se modifie en production.
La configuration s'exporte dans un fichier JSON : vous validez en sandbox, vous importez en production sans ressaisir.
Voir, exiger, alerter, partager
Une application Lightning dédiée, et un panneau à poser sur les fiches que vos équipes ouvrent déjà.
Voir
L'arbre réunit les documents du compte, de ses opportunités, de ses devis et de vos objets. Une pièce déposée sur un devis reste visible depuis le compte.
L'arbre documentaire →Exiger
gedone compare les pièces reçues à celles que le dossier devait contenir. La liste attendue se déduit des champs de la fiche.
Les exigences →Alerter
La date d'expiration se calcule au dépôt. Le propriétaire de la fiche reçoit un e-mail sept jours avant l'échéance, puis la veille.
Les échéances →Partager
Un lien envoie une pièce à qui n'a pas Salesforce. Durée de vie fixée à la création, révocation en un clic, chaque ouverture enregistrée.
Le partage externe →Deux devis voisins n'attendent pas les mêmes pièces
Les exigences se règlent sur les champs de l'enregistrement. Le montant franchit un seuil, et la liste attendue se recalcule.
| Le devis | La condition remplie | Ce que gedone exige |
|---|---|---|
| 8 400 €, compte particulier | Montant sous le seuil, client particulier | 2 pièces : identité, justificatif de domicile |
| 42 000 €, compte professionnel | Type de compte = professionnel | 3 pièces : extrait Kbis, attestation d'assurance, mandat |
| 180 000 €, marché public | Montant élevé, case « marché public » cochée | 5 pièces, dont l'attestation de régularité fiscale |
Les trois devis vivent sur le même objet, sous les mêmes règles. Aucune de ces listes n'a été saisie à la main.
Les documents d'un client dans un seul écran
Une pièce déposée sur un devis reste visible depuis la fiche du client. Personne n'a plus à se rappeler sur quel enregistrement un collègue l'a rangée.
L'arbre réunit le compte, ses opportunités, ses devis, ses contacts et les objets que vous avez déclarés. Chaque pièce y porte son tag, son état et son échéance.
Documents du client
Menuiseries Vasseur
CompteMenuiseries Vasseur
- Extrait KbisValable jusqu’au 28/10Fourni
- RIBDéposé le 26/08Fourni
- Attestation de vigilanceÉchue le 14/10Expiré
OpportunitéRenouvellement flotte
- Proposition commercialeVersion 3, déposée le 12/09Fourni
DevisD-2024-118
- Devis signéDéposé le 20/09Fourni
- Conditions particulièresExigées au-delà de 50 000 €Manquant
Rien ne sort de Salesforce
Le mot sert à tout. Trois points le définissent ici, et vous pouvez les vérifier en démonstration.
Aucun stockage extérieur
Le package ne déclare aucun site distant. Il ne peut donc appeler aucun service en dehors de votre org.
Vos droits s'appliquent
L'accès aux documents se déduit de l'accès au client. Le cloisonnement passe par les jeux de permissions Salesforce.
Rien à synchroniser
Ni connecteur, ni traitement nocturne. Il n'existe qu'un exemplaire du document, là où vous travaillez déjà.
Sur l'objection du stockage : vos fichiers comptent dans le quota de l'org, comme aujourd'hui, mais gedone ne les duplique pas. Un fichier de 4 Mo repris occupe toujours 4 Mo.
Quand vous supprimez un document, il part vraiment
Retirer un document d'une GED n'efface en général que l'index. Le fichier reste dans Salesforce et continue d'occuper le quota, souvent pendant des mois.
gedone journalise le retrait, puis supprime le fichier. S'il est rattaché à un autre enregistrement, il est épargné et le motif est écrit dans le journal. Un mode simulation montre ce qui serait supprimé avant que rien ne le soit.
Un client exerce son droit à l'effacement : vous produisez la date et la trace de l'opération.
Vos fichiers sont déjà dans l'arbre
Une GED qui démarre vide n'est jamais adoptée : les utilisateurs continuent de chercher là où ils ont l'habitude, et l'outil devient un second endroit à alimenter. C'est la première cause d'échec d'un projet documentaire.
gedone indexe les fichiers déjà présents, les rattache au bon client et leur pose les bons tags d'après leur nom. Vous déclarez l'objet, vous lancez l'indexation. Aucun fichier n'est copié ni déplacé.
Vos documents vivent déjà dans Salesforce
Sur des comptes, des opportunités, des devis, des contrats, des commandes et des requêtes. gedone contrôle chacun de ces objets, avec les pièces que vous définissez.
Les documents du compte client
Les pièces qui resservent à tous les dossiers
Voir le paramétrage →OpportunitéLes documents d’une opportunité
Ce qui manque pour passer à l’étape suivante
Voir le paramétrage →DevisLes documents d’un devis
Savoir quelle version a été envoyée
Voir le paramétrage →ContratLes documents d’un contrat
Quelle version était en vigueur, et jusqu’à quand
Voir le paramétrage →CommandeLes documents de commande et de facturation
La chaîne administrative, vérifiable d’un regard
Voir le paramétrage →RequêteLes documents d’une demande de service
Ne pas clôturer un ticket sans sa preuve
Voir le paramétrage →Objets sans lien clientLes documents de votre entreprise
Les pièces qui n’appartiennent à aucun client
Voir le paramétrage →Ce que gedone ne fait pas
Quatre limites, annoncées avant la démonstration plutôt que découvertes pendant.
- Pas de signature électronique.
- Pas de classement par le contenu, pas d'IA. Le tag se déduit du nom du fichier. La recherche, elle, interroge bien le contenu.
- Pas de dépôt par vos clients finaux, aucun portail externe.
- Pas de pièces jointes historiques. L'objet
Attachmentse convertit en amont avec l'outil gratuit de Salesforce.
Une démonstration sur votre propre org Salesforce
Trente minutes sur votre modèle de données, avec vos objets et vos règles. Réponse sous deux jours ouvrés.
- 100 % natif Salesforce
- 0 serveur externe
- Suppression définitive tracée
- Installation en 10 min
Aucune inscription, aucune relance automatique.